Privacy statement Vingerafdrukken service

Fingerprints & Screening
Zeverijnstraat 6 – 2.5
1216GK Hilversum
The Netherlands

Datum: 01-01-2023

Privacy officer: Ilse Sloof
Document versie: PS/01/2023
E-mailadres: i.sloof@fingerprintsandscreening.nl
Telefoonnummer: 06 - 23 725 303


Deze privacy statement, versie PS/01/2023 is opgesteld door Ilse Sloof voor het bedrijf Fingerprints & Screening en heeft betrekking op de aanvragen welke bij Fingerprints & screening komen voor de vingerafdrukservice. Deze vingerafdrukservice betreft een persoonlijke service waarbij de dienstverlening gericht is op het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG/VGB) in landen gelegen buiten Europa waarbij het afnemen van vingerafdrukken essentieel is.


Omschrijving vingerafdrukservice

De dienstverlening van Fingerprints & Screening is gericht op het afnemen van vingerafdrukken bij aanvragers welke een verklaring omtrent gedrag nodig hebben uit een land welke buiten Europa gelegen is. Een onderdeel van deze aanvraag is dat er vingerafdrukken afgenomen dienen te worden en deze vingerafdrukkenkaarten moeten samen met een aanvraagformulier naar de politie in het betreffende land gestuurd worden.
Om de vingerafdrukken af te kunnen nemen en de overige documenten in orde te kunnen maken heeft Fingerprints & screening persoonsinformatie nodig van de aanvrager, zonder deze persoonsinformatie is het niet mogelijk om de vingerafdrukkaarten, identiteitsverklaring en eventuele extra documenten in orde maken, evenals de identiteit van de aanvrager te controleren, waarbij Fingerprints & Screening een garantie kan geven dat de documenten geaccepteerd worden door de betreffende politieorganisaties. De aanvrager heeft zelf de keus om de gegevens aan te leveren via e-mail of deze gegevens tijdens de afspraak zelf in te vullen op de documenten.
Het afnemen van de vingerafdrukken gebeurd alleen op verzoek van de aanvrager. De aanvrager neemt zelf contact op met fingerprints&screening voor deze dienstverlening. 
Omschrijving werkzaamheden
* Fingerprints & Screening maakt een pakket met documenten in orde welke de aanvrager kan gebruiken voor zijn aanvraag.
* De aanvrager dient een aanvraag in bij Fingerprints & Screening voor het afnemen van vingerafdrukken
* Fingerprints & Screening vraagt aan de aanvrager persoonsinformatie welke op de documenten van het land van aanvraag geplaats moeten worden. De hoeveelheid informatie verschilt per land. Het ene land heeft meer informatie nodig op de vingerafdrukkaarten dan het andere land (dit onderdeel is niet verplicht en kan ook tijdens de afspraak door de aanvrager zelf ingevuld worden).
* Fingerprints & Screening maakt de documenten in orde voor de aanvrager, dit betreffen veelal de vingerafdrukkaarten en de identiteitsverklaring.

* Fingerprints & Screening kan ook zorgdragen voor de verzending van de documenten. Hiervoor wordt een expres post service gebruikt zoals UPS of FedEx waarbij de documenten voor de aanvrager ook te volgen zijn.

* Na verzenden van de documenten stopt de dienstverlening van Fingerprints & screening. De aanvrager krijgt zelf van de betreffende politieorganisatie de verklaring op gestuurd.

 Gevraagde persoonsinformatie
Voor het opstellen van de vingerafdrukkaarten en de identiteitsverklaring zal Fingerprints & Screening de volgende informatie nodig hebben:
1) Volledige naam van de aanvrager, zoals ook vermeld staat in het paspoort van de aanvrager.
2) Geboortedatum aanvrager
3) Geboorteplaats en geboorteland aanvrager
4) Adresgegevens aanvrager
5) Paspoortnummer aanvrager
6) Paspoort verloopdatum aanvrager
7) Nationaliteit aanvrager
8) Reden aanvraag verklaring omtrent gedrag
9) Geslacht aanvrager
10) E-mail adres aanvrager
11) Telefoonnummer aanvrager (optioneel)

Voor sommige landen geldt nog aanvullend:
12) Etniciteit aanvrager
13) Lengte aanvrager
14) Gewicht aanvrager
15) Kleur ogen aanvrager
16) Kleur haar aanvrager

Verplichting overdracht persoonsinformatie
U bent als aanvrager niet verplicht om uw persoonsinformatie aan te leveren. Deze informatie heeft Fingerprints & Screening alleen nodig voor het opstellen voor de documenten en het controleren van de identiteit. Het is altijd mogelijk om tijdens een afspraak op ons kantoor de persoonsinformatie met de hand op de documenten te schrijven. Wij kunnen ter plekke uw identiteit controleren aan de hand van een geldig paspoort en een tweede geldige legitimatie. Fingerprints & Screening kan alleen niet de identiteitsverklaring voor u in orde maken, dit houdt in dat u wel de vingerafdrukkaarten van ons krijgt met uw vingerafdrukken erop en dat wij een kopie van uw paspoort zullen stempelen en tekenen na echtheidscontrole. Het risico dat de betreffende politieorganisatie uw documenten niet accepteert vanwege het uitblijven van de identiteitsverklaring van Fingerprints & Screening is in dit geval uw eigen verantwoordelijkheid. Fingerprints & Screening kan geen garanties bieden en niet verantwoordelijk als deze niet worden geaccepteerd vanwege de missende verklaring.

De informatie welke wel verplicht is om kenbaar te maken betreft uw naam, adresgegevens en e-mailadres. Deze gegevens heeft Fingerprints & Screening nodig om de factuur te kunnen opstellen en contact met u te kunnen opnemen hierover, indien nodig.


Wie heeft toegang tot de persoonsinformatie
Alleen de fingerprint technician van Fingerprints & Screening heeft toegang tot uw persoonsinformatie. Deze persoonsinformatie hoeft alleen ingezien te worden voor het opstellen van de juiste documenten. Wanneer een medewerker geen inlogcode of een geaccepteerde vingerafdruk heeft om de computer, waar deze informatie op staat te openen, kan deze de informatie ook niet opvragen.


Bewaartermijn
Fingerprints & Screening bewaart de persoonsgegevens van de aanvrager niet langer dan nodig is. Deze informatie is alleen nodig om de documenten voor het betreffende land in orde te maken. Wanneer de vingerafdrukken zijn afgenomen en de factuur is voldaan door de aanvrager worden de gegevens direct verwijderd. Na het afnemen van de vingerafdrukken worden de gegevens niet langer dan een week bewaard, tenzij de aanvrager de factuur niet binnen een week heeft betaald, dan zullen we de naam, het telefoonnummer en de adresgegevens van de aanvrager nog even bewaren om contact te kunnen leggen in geval een betaling uitblijft.


Wanneer de aanvrager ervoor kiest dat wij de documenten verzenden naar de betreffende politieorganisatie, dan zullen wij onze uiterste best doen om dit dezelfde dag nog te verzenden, zodat er geen gegevens langer op ons kantoor blijft liggen dan strikt noodzakelijk. De documenten worden altijd met expres post verzonden, waarbij de ontvanger altijd een handtekening moet zetten. Hierdoor weten wij zeker dat de documenten zijn aangekomen en wie de documenten in ontvangst heeft genomen. De aanvrager zal altijd een trackingnummer van ons ontvangen, zodat de documenten ook door de aanvrager zelf te volgen zijn.


Beveiliging
Fingerprints & Screening verwerkt de gegevens op een speciaal ingerichte computer hiervoor. Deze worden niet voor andere werkzaamheden gebruikt en alleen de fingerprint technician kan met een speciale code of vingerafdruk inloggen op deze computer.
De gevraagde informatie kan in een PDF-document ingevuld worden door de aanvrager, deze kan het PDF-document beveiligd met een wachtwoord terugsturen aan Fingerprints & Screening. Hierbij is het wel belangrijk dat de aanvrager het wachtwoord kenbaar maakt, middels een app/sms aan de fingerprint technician. Kiest de aanvrager ervoor om het document niet beveiligd terug te sturen naar de fingerprint technician dan is dit zijn risico. Al zal Fingerprints & Screening er ook dan streng op toezien dat de opgestuurde gegevens na afhandelen van de aanvraag zo snel mogelijk worden verwijderd.


Delen van informatie
Fingerprints & Screening biedt een verzendservice aan. Dit betekent dat Fingerprints & Screening op verzoek van de aanvrager de documenten verzend met expres post naar de betreffende politieorganisatie. Hierbij zit altijd een bevestigings-email van de aanvrager waaruit blijkt dat de aanvrager zelf de aanvraag heeft ingediend bij de betreffende politieorganisatie. Dit is dan ook direct de toestemming om de gegevens over te dragen.


Fingerprints & Screening zal in geen enkel geval uw persoonsinformatie delen met derden buiten het op verzoek verzenden van de documenten naar de betreffende politieorganisaties, tenzij de aanvrager daar een speciaal verzoek voor indient.
Een voorbeeld hiervan is dat als de documenten gelegaliseerd dienen te worden bij de rechtbank, het ministerie en de ambassade en zij hiervoor een bedrijf willen inschakelen, dan kunnen wij op verzoek van de aanvrager contact leggen met dit bedrijf. De aanvraag zal altijd door de aanvrager zelf gedaan worden, maar Fingerprints & Screening kan eventueel wel de naam van de aanvrager door geven of het trackingnummer van de documenten kenbaar maken, zodat deze partij ook weet wanneer de documenten aankomen. De aanvrager zal in een degelijk geval altijd in CC meegenomen worden in de e-mail conversatie.

Rechten van de aanvrager
U heeft als aanvrager altijd het recht om uw persoonsinformatie op te vragen en in te zien bij Fingerprints & Screening, mits dit binnen de bewaartermijn valt. Mocht u een verzoek indienen buiten de bewaartermijn om dan kan Fingerprints & Screening deze persoonsinformatie niet meer overleggen omdat deze inhoudelijke persoonsgegevens dan al verwijderd zijn. Uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer t.b.v. de facturatie kunt u te allen tijde opvragen.

Automatische besluiten
Fingerprints & Screening maakt geen gebruik van computergestuurde besluiten. Dit betekent dat uw e-mailbericht, telefoongesprek of app/sms altijd beantwoord wordt door een medewerker van Fingerprints & Screening. Persoonlijk contact is altijd mogelijk.
Wel is het mogelijk om op de HR-adviseur pagina een E-book over de verschillende vingerafdrukprocedures te downloaden. Dit E-book wordt wel automatisch verstuurd met een vooraf ingesteld bericht.

Cookies
U hoeft bij Fingerprints & Screening geen account te maken en cookies plaatsen wij niet. Google doet dat wel. Heel veel websites vragen u om het gebruik van cookies goed te keuren, of juist te weigeren. Wij doen dat niet en daarom laten wij geen cookies achter op uw computer, tablet of telefoon. Wij gebruiken namelijk geen database, en kunnen daardoor ook niets vastleggen. 

Dat is ook meteen uw privacy waarborg, wij weten niets van u en zijn ook helemaal niet nieuwsgierig daarnaar, wat worden we daar wijzer van? Niets, en dat is prima! 

De enige gegevens welke Fingerprints & Screening heeft zijn de gegevens welke u zelf verstrekt per e-mail, contactformulier of telefonisch. 

Klachtenregeling
Mocht u een klacht hebben dan kan dit als eerst kenbaar gemaakt worden bij Fingerprints & Screening, hiervoor kunt u mevr. I. Sloof aanschrijven. Mocht u er niet uitkomen met deze security officer dan kunt u altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).


Mocht u nog verdere vragen hebben over dit privacy statement, neem gerust contact op met ons.

Privacy gedragscode particuliere recherchebureaus

Fingerprints & Screening
Zeverijnstraat 6 – 2.5
1216GK Hilversum
The Netherlands

Date: 01-01-2023

Privacy officer: Ilse Sloof
Document versie: PG/01/2023
E-mailadres: i.sloof@fingerprintsandscreening.nl
Telefoonnummer: 06 - 23 725 303
Licentienummer: POB7442


Deze privacy gedragscode particuliere recherchebureaus, versie PG/01/2023 is opgesteld door Ilse Sloof voor het bedrijf Fingerprints & Screening en heeft betrekking op de aanvragen welke bij Fingerprints & screening komen voor
1) het uitvoeren van een screening naar personen welke daar expliciet toestemming voor hebben gegeven;
2) het uitvoeren van een recherchekundig onderzoek naar personen in opdracht van een opdrachtgever.


Omschrijving
Fingerprints&Screening is een recherchebureau welke in opdracht van derden screenings en/of onderzoeken uitvoert met in achtneming wat de wetgeving hierin stelt. Fingerprints&Screening heeft een licentie van het ministerie van Justitie met het nummer POB7442

Omschrijving werkzaamheden
1) De meeste opdrachtgevers zullen woningcorporaties of woningbeheerders betreffen die een screening uitgevoerd willen hebben naar een eventueel nieuwe huurder. De gescreende persoon geeft vooraf toestemming aan opdrachtgever dat de screening uitgevoerd mag worden.
2) Opdrachtgevers kunnen ook een vermoeden hebben van woonfraude en hierom een screening/vooronderzoek aanvragen om hun vermoeden te bevestigen of juist te ontkrachten. Bij het uitvoeren van een degelijke aanvraag geeft de gescreende persoon niet voorafgaand toestemming.

Persoonsinformatie
In bovengenoemde gevallen zal alleen relevante informatie opgezocht worden met het doel om de opdrachtgever een goed overzicht van alle feiten te weergeven. 1) In geval van een screening naar een nieuwe huurder zal er gekeken worden naar:
* Naam en adresgegevens
* Indien aanwezig een kopie van een geldig legitimatiebewijs
* Is de persoon daadwerkelijk wie hij zegt te zijn, klopt de naam en de aangeleverde informatie van de persoon.
* Informatie uit het Kadaster (openbare bron)
* Informatie uit de Kamer van koophandel (openbare bron)
* Insolventie register (openbare bron)
* Informatie uit Experian (gesloten bron), nagaan negatieve betalingsregistraties

2) in geval van een screening of vooronderzoek met vermoeden tot woonfraude zal er gekeken worden naar:
* Naam en adresgegevens
* Indien aanwezig een kopie van een geldig legitimatiebewijs
* Telefoonnummer(s)
* E-mailadres(sen)
* Correspondentie tussen de huurder en de verhuurder en overige documenten
* Huurovereenkomst
* Informatie uit het Kadaster (openbare bron)
* Informatie uit de Kamer van koophandel (openbare bron)
* Insolventie register (openbare bron)
* Informatie uit Experian (gesloten bron), nagaan negatieve betalingsregistraties
* Social-media gegevens
* Gegevens op Google

Aan onze opdrachtgever wordt ook persoonsinformatie gevraagd, dit om vast te stellen dat opdrachtgever gerechtigd is om een screening of vooronderzoek naar het adres te starten. Daarnaast zullen de correspondentiegegevens van de opdrachtgever worden opgeslagen t.b.v. de facturatie.

Overdracht persoonsinformatie/informeren onderzoek
1) Na het uitvoeren van een screening worden de resultaten welke uit deze screening zijn gekomen gedeeld met de opdrachtgever. Deze gegevens worden gedeeld middels een rapport welke per beveiligde/versleutelde PDF-bestand wordt verstuurd. Het wachtwoord om dit document te openen krijgt de opdrachtgever via een app/sms toegestuurd.
De persoon welke gescreend wordt heeft van tevoren (schriftelijk) toestemming gegeven aan de opdrachtgever dat een extern particulier recherchebureau de screening mag uitvoeren.

2) Na het uitvoeren van een screening/vooronderzoek met betrekking tot (woon)fraude worden de gegevens gedeeld met de opdrachtgever. Ook wordt de onderzochte persoon in enig stadium tijdens het onderzoek geinformeerd over de screening/vooronderzoek welke loopt. Deze kennisgeving wordt schriftelijk gedaan door Fingerprints&Screening of schriftelijk door opdrachtgever of diens raadsman.

Wie heeft toegang tot de persoonsinformatie
Alleen de rechercheur van Fingerprints & Screening die de screening/vooronderzoek uitvoert heeft toegang tot de persoonsinformatie. Wanneer een medewerker geen inlogcode of een geaccepteerde vingerafdruk heeft om de computer, waar deze informatie op staat te openen, kan deze de informatie ook niet opvragen.

Bewaartermijn
Fingerprints & Screening bewaart de persoonsgegevens van de onderzochte persoon niet langer dan noodzakelijk.
1) Nadat de screening is afgerond en de gegevens per beveiligde PDF zijn verzonden naar de opdrachtgever en de opdrachtgever heeft bevestigd de gegevens in goede orde te hebben ontvangen zullen de gegevens van de onderzochte persoon worden verwijderd.
2) Nadat de screening/vooronderzoek is afgerond en de gegevens per beveiligde PDF zijn verzonden naar de opdrachtgever en de opdrachtgever heeft bevestigd de gegevens in goede orde te hebben ontvangen zullen de gegevens van de onderzochte persoon worden verwijderd, tenzij opdrachtgever aangeeft dat er een aanvullend onderzoek nodig is, omdat het vermoeden tot fraude wordt bevestigd. In dit geval worden de gegevens bewaard tot einde van het onderzoek en kennisgeving aan de onderzochte persoon.
Blijkt dat er nog een juridische procedure volgt n.a.v. de onderzoeksresultaten dan zal Fingerprints & Screening de gegevens bewaren tot dat deze procedure is afgerond, tenzij opdrachtgever aangeeft dat dit niet nodig is, dan wordt na afronding onderzoek alle gegevens m.b.t. het onderzoek verwijderd.

Recht op inzage
1) De gescreende persoon (met toestemming) heeft altijd het recht om zijn persoonsinformatie op te vragen en in te zien bij Fingerprints & Screening, mits dit binnen de bewaartermijn valt. Mocht het verzoek worden ingediend buiten de bewaartermijn om dan kan Fingerprints & Screening deze persoonsinformatie niet meer overleggen omdat deze inhoudelijke persoonsgegevens dan al verwijderd zijn.

2) De onderzochte persoon heeft altijd het recht om de gegevens welke zijn gevonden in de screening/vooronderzoek in te zien. Hij mag hiertoe een verzoek indienen bij Fingerprints & Screening. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage wordt gedaan door de onderzochte persoon zal Fingerprints & Screening om een kopie van uw geldige legitimatiebewijs mee te sturen middels een beveiligd PDF-bestand.
Voor inzage van de gegevens zal de onderzochte persoon na aanvraag een uitnodiging ontvangen om langs te komen op kantoor van Fingerprints & Screening. Nadat de identiteit is vastgesteld is het uiteraard ook mogelijk dat de onderzochte persoon een kopie op papier of digitaal een kopie ontvangt.

Daarnaast heeft de gescreende of onderzochte persoon altijd het recht om gegevens aan te laten passen of te verwijderen. Hiervoor dient deze persoon wel bewijs aan te leveren dat de opgeslagen gegevens door Fingerprints & Screening niet juist zijn.

Geheimhouding
Op Fingerprints & Screening rust een geheimhouding. Fingerprints & Screening zal geen informatie overdragen over de betreffende casussen en zal niet inhoudelijk praten over de gevonden resultaten met personen die hier geen deel van uit maken.
Fingerprints & Screening kan wel gegevens delen met haar advocaat in geval deze de belangen van Fingerprints & Screening moet behartigen in een juridische procedure.

Beveiliging
Fingerprints & Screening verwerkt de gegevens op een speciaal ingerichte computer hiervoor. Deze worden niet voor andere werkzaamheden gebruikt en alleen de rechercheur kan met een speciale code of vingerafdruk inloggen op deze computer.
Daarnaast zorgt Fingerprints & Screening er voor dat de computer op tijd de systeemupdates krijgt en dat wachtwoorden regelmatig worden vervangen.
Fingerprints & Screening maakt geen gebruikt van een sharepoint of cloud om gegevens in op te slaan.

Cookies
Fingerprints & Screening maakt alleen gebruik van technische-, functionele- en analytische cookies die geen inbreuk maken op uw privacy. Een cookie betreft een klein tekstbestand dat bij een eerste bezoek aan de website van www.fingerprintsandscreening.nl wordt opgeslagen op uw computer, telefoon of tablet. De cookies zorgen voor de technische werking van de website en het gebruiksgemak van de website. U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw internetbrowser verwijderen.

Automatische besluiten
Fingerprints & Screening maakt geen gebruik van computergestuurde besluiten. Dit betekent dat uw e-mailbericht, telefoongesprek of app/sms altijd beantwoord wordt door een medewerker van Fingerprints & Screening. Persoonlijk contact is altijd mogelijk.

Klachtenregeling
Mocht u een klacht hebben dan kan dit als eerst kenbaar gemaakt worden bij Fingerprints & Screening, hiervoor kunt u mevr. I. Sloof aanschrijven. Mocht u er niet uitkomen met deze security officer dan kunt u altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

WPBR Artikel 13.1
Een ieder die werkzaam is of werkzaam is geweest voor een beveiligingsorganisatie of recherchebureau en daarbij de beschikking krijgt of heeft gekregen over gegevens waarvan hij het vertrouwelijk karakter kent of redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens, behoudens voorzover enig wettelijk voorschrift hem tot bekendmaking verplicht of uit zijn werkzaamheden die in overeenstemming met de vergunning als bedoeld in artikel 2, eerste lid, worden verricht, de bekendmaking voortvloeit.

Mocht u nog verdere vragen hebben over dit privacy statement, neem gerust contact op met ons.