Privacy statement Vingerafdrukken service
Fingerprints & Screening
Zeverijnstraat 6 – 2.5
1216GK Hilversum
The Netherlands
Datum: 01-01-2023
Privacy officer: Ilse Sloof
Document versie: PS/01/2023
E-mailadres: i.sloof@fingerprintsandscreening.nl
Telefoonnummer: 06 - 23 725 303
Deze privacy statement, versie PS/01/2023 is opgesteld door Ilse Sloof voor het bedrijf Fingerprints & Screening en heeft betrekking op de aanvragen welke bij Fingerprints & screening komen voor de vingerafdrukservice. Deze vingerafdrukservice betreft een persoonlijke service waarbij de dienstverlening gericht is op het aanvragen van een verklaring omtrent gedrag (VOG/VGB) in landen gelegen buiten Europa waarbij het afnemen van vingerafdrukken essentieel is.
Omschrijving vingerafdrukservice
De dienstverlening van Fingerprints & Screening is gericht op het afnemen van vingerafdrukken bij aanvragers welke een verklaring omtrent gedrag nodig hebben uit een land welke buiten Europa gelegen is. Een onderdeel van deze aanvraag is dat er vingerafdrukken afgenomen dienen te worden en deze vingerafdrukkenkaarten moeten samen met een aanvraagformulier naar de politie in het betreffende land gestuurd worden.
Om de vingerafdrukken af te kunnen nemen en de overige documenten in orde te kunnen maken heeft Fingerprints & screening persoonsinformatie nodig van de aanvrager, zonder deze persoonsinformatie is het niet mogelijk om de vingerafdrukkaarten, identiteitsverklaring en eventuele extra documenten in orde maken, evenals de identiteit van de aanvrager te controleren, waarbij Fingerprints & Screening een garantie kan geven dat de documenten geaccepteerd worden door de betreffende politieorganisaties. De aanvrager heeft zelf de keus om de gegevens aan te leveren via e-mail of deze gegevens tijdens de afspraak zelf in te vullen op de documenten.
Het afnemen van de vingerafdrukken gebeurd alleen op verzoek van de aanvrager. De aanvrager neemt zelf contact op met fingerprints&screening voor deze dienstverlening.
Omschrijving werkzaamheden
* Fingerprints & Screening maakt een pakket met documenten in orde welke de aanvrager kan gebruiken voor zijn aanvraag.
* De aanvrager dient een aanvraag in bij Fingerprints & Screening voor het afnemen van vingerafdrukken
* Fingerprints & Screening vraagt aan de aanvrager persoonsinformatie welke op de documenten van het land van aanvraag geplaats moeten worden. De hoeveelheid informatie verschilt per land. Het ene land heeft meer informatie nodig op de vingerafdrukkaarten dan het andere land (dit onderdeel is niet verplicht en kan ook tijdens de afspraak door de aanvrager zelf ingevuld worden).
* Fingerprints & Screening maakt de documenten in orde voor de aanvrager, dit betreffen veelal de vingerafdrukkaarten en de identiteitsverklaring.
* Fingerprints & Screening kan ook zorgdragen voor de verzending van de documenten. Hiervoor wordt een expres post service gebruikt zoals UPS of FedEx waarbij de documenten voor de aanvrager ook te volgen zijn.
* Na verzenden van de documenten stopt de dienstverlening van Fingerprints & screening. De aanvrager krijgt zelf van de betreffende politieorganisatie de verklaring op gestuurd.
Gevraagde persoonsinformatie
Voor het opstellen van de vingerafdrukkaarten en de identiteitsverklaring zal Fingerprints & Screening de volgende informatie nodig hebben:
1) Volledige naam van de aanvrager, zoals ook vermeld staat in het paspoort van de aanvrager.
2) Geboortedatum aanvrager
3) Geboorteplaats en geboorteland aanvrager
4) Adresgegevens aanvrager
5) Paspoortnummer aanvrager
6) Paspoort verloopdatum aanvrager
7) Nationaliteit aanvrager
8) Reden aanvraag verklaring omtrent gedrag
9) Geslacht aanvrager
10) E-mail adres aanvrager
11) Telefoonnummer aanvrager (optioneel)
Voor sommige landen geldt nog aanvullend:
12) Etniciteit aanvrager
13) Lengte aanvrager
14) Gewicht aanvrager
15) Kleur ogen aanvrager
16) Kleur haar aanvrager
Verplichting overdracht persoonsinformatie
U bent als aanvrager niet verplicht om uw persoonsinformatie aan te leveren. Deze informatie heeft Fingerprints & Screening alleen nodig voor het opstellen voor de documenten en het controleren van de identiteit. Het is altijd mogelijk om tijdens een afspraak op ons kantoor de persoonsinformatie met de hand op de documenten te schrijven. Wij kunnen ter plekke uw identiteit controleren aan de hand van een geldig paspoort en een tweede geldige legitimatie. Fingerprints & Screening kan alleen niet de identiteitsverklaring voor u in orde maken, dit houdt in dat u wel de vingerafdrukkaarten van ons krijgt met uw vingerafdrukken erop en dat wij een kopie van uw paspoort zullen stempelen en tekenen na echtheidscontrole. Het risico dat de betreffende politieorganisatie uw documenten niet accepteert vanwege het uitblijven van de identiteitsverklaring van Fingerprints & Screening is in dit geval uw eigen verantwoordelijkheid. Fingerprints & Screening kan geen garanties bieden en niet verantwoordelijk als deze niet worden geaccepteerd vanwege de missende verklaring.
De informatie welke wel verplicht is om kenbaar te maken betreft uw naam, adresgegevens en e-mailadres. Deze gegevens heeft Fingerprints & Screening nodig om de factuur te kunnen opstellen en contact met u te kunnen opnemen hierover, indien nodig.
Wie heeft toegang tot de persoonsinformatie
Alleen de fingerprint technician van Fingerprints & Screening heeft toegang tot uw persoonsinformatie. Deze persoonsinformatie hoeft alleen ingezien te worden voor het opstellen van de juiste documenten. Wanneer een medewerker geen inlogcode of een geaccepteerde vingerafdruk heeft om de computer, waar deze informatie op staat te openen, kan deze de informatie ook niet opvragen.
Bewaartermijn
Fingerprints & Screening bewaart de persoonsgegevens van de aanvrager niet langer dan nodig is. Deze informatie is alleen nodig om de documenten voor het betreffende land in orde te maken. Wanneer de vingerafdrukken zijn afgenomen en de factuur is voldaan door de aanvrager worden de gegevens direct verwijderd. Na het afnemen van de vingerafdrukken worden de gegevens niet langer dan een week bewaard, tenzij de aanvrager de factuur niet binnen een week heeft betaald, dan zullen we de naam, het telefoonnummer en de adresgegevens van de aanvrager nog even bewaren om contact te kunnen leggen in geval een betaling uitblijft.
Wanneer de aanvrager ervoor kiest dat wij de documenten verzenden naar de betreffende politieorganisatie, dan zullen wij onze uiterste best doen om dit dezelfde dag nog te verzenden, zodat er geen gegevens langer op ons kantoor blijft liggen dan strikt noodzakelijk. De documenten worden altijd met expres post verzonden, waarbij de ontvanger altijd een handtekening moet zetten. Hierdoor weten wij zeker dat de documenten zijn aangekomen en wie de documenten in ontvangst heeft genomen. De aanvrager zal altijd een trackingnummer van ons ontvangen, zodat de documenten ook door de aanvrager zelf te volgen zijn.
Beveiliging
Fingerprints & Screening verwerkt de gegevens op een speciaal ingerichte computer hiervoor. Deze worden niet voor andere werkzaamheden gebruikt en alleen de fingerprint technician kan met een speciale code of vingerafdruk inloggen op deze computer.
De gevraagde informatie kan in een PDF-document ingevuld worden door de aanvrager, deze kan het PDF-document beveiligd met een wachtwoord terugsturen aan Fingerprints & Screening. Hierbij is het wel belangrijk dat de aanvrager het wachtwoord kenbaar maakt, middels een app/sms aan de fingerprint technician. Kiest de aanvrager ervoor om het document niet beveiligd terug te sturen naar de fingerprint technician dan is dit zijn risico. Al zal Fingerprints & Screening er ook dan streng op toezien dat de opgestuurde gegevens na afhandelen van de aanvraag zo snel mogelijk worden verwijderd.
Delen van informatie
Fingerprints & Screening biedt een verzendservice aan. Dit betekent dat Fingerprints & Screening op verzoek van de aanvrager de documenten verzend met expres post naar de betreffende politieorganisatie. Hierbij zit altijd een bevestigings-email van de aanvrager waaruit blijkt dat de aanvrager zelf de aanvraag heeft ingediend bij de betreffende politieorganisatie. Dit is dan ook direct de toestemming om de gegevens over te dragen.
Fingerprints & Screening zal in geen enkel geval uw persoonsinformatie delen met derden buiten het op verzoek verzenden van de documenten naar de betreffende politieorganisaties, tenzij de aanvrager daar een speciaal verzoek voor indient.
Een voorbeeld hiervan is dat als de documenten gelegaliseerd dienen te worden bij de rechtbank, het ministerie en de ambassade en zij hiervoor een bedrijf willen inschakelen, dan kunnen wij op verzoek van de aanvrager contact leggen met dit bedrijf. De aanvraag zal altijd door de aanvrager zelf gedaan worden, maar Fingerprints & Screening kan eventueel wel de naam van de aanvrager door geven of het trackingnummer van de documenten kenbaar maken, zodat deze partij ook weet wanneer de documenten aankomen. De aanvrager zal in een degelijk geval altijd in CC meegenomen worden in de e-mail conversatie.
Rechten van de aanvrager
U heeft als aanvrager altijd het recht om uw persoonsinformatie op te vragen en in te zien bij Fingerprints & Screening, mits dit binnen de bewaartermijn valt. Mocht u een verzoek indienen buiten de bewaartermijn om dan kan Fingerprints & Screening deze persoonsinformatie niet meer overleggen omdat deze inhoudelijke persoonsgegevens dan al verwijderd zijn. Uw naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer t.b.v. de facturatie kunt u te allen tijde opvragen.
Automatische besluiten
Fingerprints & Screening maakt geen gebruik van computergestuurde besluiten. Dit betekent dat uw e-mailbericht, telefoongesprek of app/sms altijd beantwoord wordt door een medewerker van Fingerprints & Screening. Persoonlijk contact is altijd mogelijk.
Wel is het mogelijk om op de HR-adviseur pagina een E-book over de verschillende vingerafdrukprocedures te downloaden. Dit E-book wordt wel automatisch verstuurd met een vooraf ingesteld bericht.
Cookies
U hoeft bij Fingerprints & Screening geen account te maken en cookies plaatsen wij niet. Google doet dat wel. Heel veel websites vragen u om het gebruik van cookies goed te keuren, of juist te weigeren. Wij doen dat niet en daarom laten wij geen cookies achter op uw computer, tablet of telefoon. Wij gebruiken namelijk geen database, en kunnen daardoor ook niets vastleggen.
Dat is ook meteen uw privacy waarborg, wij weten niets van u en zijn ook helemaal niet nieuwsgierig daarnaar, wat worden we daar wijzer van? Niets, en dat is prima!
De enige gegevens welke Fingerprints & Screening heeft zijn de gegevens welke u zelf verstrekt per e-mail, contactformulier of telefonisch.
Klachtenregeling
Mocht u een klacht hebben dan kan dit als eerst kenbaar gemaakt worden bij Fingerprints & Screening, hiervoor kunt u mevr. I. Sloof aanschrijven. Mocht u er niet uitkomen met deze security officer dan kunt u altijd een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).
Mocht u nog verdere vragen hebben over dit privacy statement, neem gerust contact op met ons.